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Selbstständige und Buchhaltung - welche Lösung passt zu wem?

Quelle: © apops - Fotolia.com

Wer eine Firma gründen oder sich in seinem Berufszweig selbstständig machen möchte, muss einiges im Vorfeld erarbeiten: Ein gutes Firmenkonzept, genug Startkapital und natürlich die Buchhaltung. Es gibt einiges zu beachten in diesem Bereich, damit der Selbstständige nicht im Nachhinein vom Finanzamt zur Kasse gebeten wird. Als erstes sollte sich der Selbstständige deswegen die Frage stellen, welches Buchhaltungssystem sich für ihn eignet.

Im Begriff „Buchhaltung“ ist nicht umsonst das Wort „Buch“ enthalten: In der Anfangszeit wurden alle Ein- und Ausgaben akribisch und handschriftlich in einem Buch festgehalten. Dies hat sich mittlerweile geändert - in den meisten Fällen wird nur noch das Fahrtenbuch bei einem Betriebswagen handschriftlich geführt. Alle anderen Daten, und für die Auswertung auch das Fahrtenbuch, werden in einer Software festgehalten, allerdings ebenso akribisch wie in dem früheren Buch. Dies kann einfach in Tabellen von Microsoft Excel sein oder direkt in Programmen, die extra für die Buchhaltung entwickelt wurden. Welches System sich für den jeweiligen Betrieb oder den Selbstständigen am besten eignet, ist individuell zu testen: Wer nur wenige Einnahmen und Ausgaben hat, kann diese gut in einer Excel-Tabelle aufschlüsseln. Komplizierter wird es, wenn diese Zahlen immer mehr werden und der Unternehmer am Ende eventuell sogar eine bilanzierte Buchführung abgeben muss. In diesem Fall lohnen sich Softwareprogramme.

Buchaltung - So sieht das aus

Abbildung 1: Die Buchhaltung gehört zu den wichtigsten Aufgaben für Selbstständige

Wer muss eine doppelte Buchführung erstellen?

Die Bilanz errechnet sich aus der doppelten Buchführung. Diese ist verpflichtend für Menschen im Kaufmannsberuf. Gewerbetreibende müssen diese nur dann abgeben, wenn sie einen Umsatz von mehr als 500.000 Euro im Jahr haben oder einen Gewinn, der über 50.000 Euro liegt.  Für Freiberufler genügt eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Der Gewinn hierbei wird durch die Gegenüberstellung der Einnahmen und Ausgaben errechnet. Kleinunternehmer mit einem Umsatz von höchstens 17.500 Euro müssen nicht einmal die EÜR abgeben - die normale Steuererklärung genügt. Für Selbstständige mit einer guten Organisation und Kleinunternehmer reicht also die Excel-Tabelle aus. Wer allerdings gerne alles automatisch sortiert und berechnet haben möchte oder eine doppelte Buchführung erstellen muss, wie Kaufmänner und Gewerbetreibende, sollte auf die Softwareangebote zurückgreifen.

Welche Funktionen haben die Programme?

Bild von einem Aktenstapel

Abbildung 2: Alle Belege und Rechnungen sind ordentlich abzuheften, falls das Finanzamt Einsicht in die Bücher verlangt

Auf dem Markt gibt es eine Vielzahl von Buchhaltungsprogrammen der unterschiedlichen Anbieter. Zur Veranschaulichung, wie so ein Programm funktioniert,  wird exemplarisch die Software Büro easy von Lexware erklärt. Dieser Anbieter sorgt nicht nur durch seine Software sondern auch durch Lexwares Unternehmerportal dafür, dass Selbstständige und Unternehmer über die Aufgaben der Buchhaltung Bescheid wissen. Büro Easy ist ein Programm, das sehr gut von Nicht-Buchhaltern eingesetzt werden kann. Durch die gute Übersicht behält der Selbstständige immer die Kosten im Blick. Dazu kann er Rechnungen und Aufträge ganz einfach in dem Programm schreiben und diese werden sofort abgespeichert. Die digitale Ablage funktioniert mit diesem Programm also ebenfalls gut - und erspart dem Selbstständigen oder Unternehmer zu viel Papierkram im Büro. Zudem erstellt das Programm mit ein paar Klicks automatisch die Steuererklärung - entweder als EÜR oder als Bilanz. Der Nutzer muss die ermittelten Daten dann nur noch an das Finanzamt oder seinen Steuerberater weiterleiten. Auf diese Weise funktionieren viele Programme. Für welches sich der Nutzer entscheidet, hängt von seiner persönlichen Vorliebe ab und dem Bonus, den es bei machen noch dazu gibt. Lexware Büro Easy hat als Bonus beispielsweise ein Internet-Portal. Auf diesem finden Kunden zahlreiche Informationen zu Unternehmer-Themen. Ob Rechnungsstellung oder Jahresabschluss - hier finden die Nutzer zu jeder Frage die richtige Antwort.  Der Zugriff auf das Portal erfolgt kostenlos aus einem Programm von Lexware.

Solange Selbstständige nur einen überschaubaren Buchhaltungsaufwand haben, kann dieser problemlos in einer Excel-Tabelle gepflegt werden. Wenn sich aber die Ein- und Ausgaben erhöhen und noch weitere Daten, wie das Fahrtenbuch, hinzukommen, sollte eine Software für die Buchhaltung angeschafft werden. Dies ist vor allem dann ratsam, wenn der Selbstständige im Kaufmannsbereich arbeitet und eine doppelte Buchhaltung abgeben muss. Um sich in diesem Fall nicht zu verrechnen, ist eine Software, die die Bilanz automatisch anhand der Daten erstellt, sehr hilfreich. Trotz der Software müssen aber alle Belege und Rechnungen aufgehoben werden, falls das Finanzamt Einsicht in die Bücher verlangt. Dieses Recht hat das Finanzamt alle drei Jahre, es macht aber nur in einigen Fällen davon Gebrauch.

Abbildung 1: © ra2 studio - Fotolia.com

Abbildung 2: © contrastwerkstatt - Fotolia.com

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eVendi.de Team | 28.01.2014 17:00
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